Archiv nach Monaten: August 2010

Strategische Kommunikation bei IT Projekten

Veröffentlicht von am 20. August 2010 Keine Kommentare

“Die Verhandlungen sind abgeschlossen und die neue IT-Software bestellt. Jetzt geht es darum, die Software, sei es ein CRM-Tool für den gesamten Vertrieb oder eine neue Anwendung für Tausend Call-Center Angestellte, im Unternehmen einzuführen. Ein Projektteam kümmert sich um die Installation des Systems, Handbücher werden an die Anwender verteilt und Schulungen durchgeführt. Die Prozesse sollen mit Hilfe der Software natürlich vereinfacht und Kosten reduziert werden. Und trotzdem: obwohl die neue Software viel besser als die alte ist, klappt es irgendwie nicht. Viele der Anwender beklagen sich über das neue System und die Organisation arbeitet nach einem halben Jahr nicht wesentlich effizienter als vorher. Was ist passiert?”.

Das habe ich in einem Artikel vor 5 Jahren geschrieben.  Wenn man sich heutige IT Projekte anschaut, scheint sich die Situation nicht wesentlich gebessert zu haben. Aus meiner Sicht sind es nach wie vor folgende Punkte, die bei Veränderungen durch IT Projekte oder bei der Einführung neuer Software in Organisationen nicht genügend berücksichtigt werden:

  • Die Verknüpfung und der Beitrag zur Gesamtstrategie ist nicht klar oder nicht ausreichend kommuniziert
  • Die Voraussetzungen für die Anpassung der Organisation und ihrer Prozesse werden nicht geschaffen
  • Es fehlt die frühzeitige Involvierung der wesentlichen Stakeholder, auch des Top-Managements
  • Die interne Kommunikation beschränkt sich auf Ergebnisse und besitzt keine Feedbackschleifen
  • Eine ausreichende Vorbereitung der Anwender durch Trainingsmaßnahmen fehlt

IT Implementierungen sorgen in der Regel für Unruhe in Unternehmen und benötigen daher zum einen viel Erklärung und Training, zum anderen müssen Fachthemen in einer für alle verständlichen Sprache kommuniziert und Technik erklärbar gemacht werden. Daher benötigen auch und gerade IT Projekte eine dem Projekt angepasste Kommunikationsstrategie.  Für eine erfolgreiche Implementierung von IT Systemen reicht reine Informationsvermittlung nicht aus, hier ist aktive und dialogorientierte Kommunikation gefragt. Nur über Dialog, Feedback und Raum für inhaltliche Reflektion kann es gelingen, die späteren Nutzer zu überzeugen.

Entscheidend ist es, die verschiedenen Werkzeuge der strategischen Kommunikation miteinander zu verzahnen und eine auf den Prozess abgestimmte Architektur zu konzipieren. Ist die Einbindung des Top Management sichergestellt? Wie können den zukünftigen Anwendern Sinn und Zweck der neuen IT vermittelt werden? Sollen die zukünftigen Anwender vor der Einführung nach ihren Ideen und Wünschen befragt werden? Müssen Trainings und Schulungen geplant werden? Ist es vielleicht notwendig, ein eigenes Change Team für das Projekt aufzustellen?

Strategische Kommunikation ist eine integrale Voraussetzung für den Erfolg von IT Projekten. Richtig geplant und angewendet, kann die strategische Planung von Kommunikation bei großen IT Projekten nicht nur Geld und Zeit sparen, sondern die Mitarbeiter und späteren Nutzer von Betroffenen zu Beteiligten machen. Oder haben Sie andere Erfahrungen gemacht?

Web 2.0 Tools- Eine Diskussion über Pro und Contra

Veröffentlicht von am 4. August 2010 Keine Kommentare

Web 2.0 ToolsHalten die neuen Web 2.0 Tools das, was sie versprechen? In welchen Kontexten kann man sie sinnvoll einsetzen – und in welchen nicht? Müssen und sollten Unternehmen auf den Zug aufspringen oder handelt es sich bei Web 2.0 um ein Thema, dass in ein paar Jahren wieder verschwunden sein wird?

Per Email haben sich Ilka Lütkemeier und Peter Tscherne über diese und andere Fragen Gedanken gemacht; Peter als Anwalt der Zukunft, Ilka als Advocatus Diaboli im Namen der Zögerer und Zweifler…Hier das Protokoll ihres Schlagabtauschs:

PETER

Aus meiner Sicht sind sogenannte „Social Media Tools“ wie Wikis, Blogs oder Soziale Netzwerke kein Wunderwerk, sondern einfach Weiterentwicklungen bereits seit Mitte der neunziger Jahren existierender Technologien. Das Schöne und Neue daran ist die Einfachheit der Bedienung gekoppelt mit einer hohen Bandbreite, so dass endlich auch die problemlose Nutzung aller Medienformate möglich wird.

Unternehmen können von den neuen Werkzeugen nur profitieren und ich glaube, dass man als Unternehmen nicht darum herum kommen wird, diese einzusetzen. Ohne Nutzung z.B. von Wikis oder dem Prinzip sozialer Netzwerke werden Unternehmen mittel- bis langfristig einen Wettbewerbsnachteil haben

ILKA

Das mag ja grundsätzlich und für die langfristige Entwicklung stimmen… Bisher erlebe ich viele der neuen Tools aber noch als aufgesetzt, unpraktisch und zeitraubend. Beispiel Wikis: sie werden inzwischen in vielen Unternehmen eingesetzt, aber nur von den wenigsten Mitarbeitern genutzt. Vielfach wird der konkrete Nutzen für den eigenen Arbeitsalltag nicht gesehen, Dinge müssen doppelt eingetragen und gepflegt werden – und letztlich werden von den vielen Wiki-Funktionen oft nicht mehr genutzt als die, die auch ein gemeinsames Laufwerk bieten würde…

PETER

Sicherlich ist der erwartete Erfolg bei einem  Großteil der Unternehmen, die Enterprise 2.0 Initiativen (grob gesagt: der unternehmens-interne Einsatz von Social Media Tools) gestartet haben, nicht eingetroffen. Aber warum? Ich glaube, diese Unternehmen haben das Thema zu oberflächlich betrachtet und nicht erkannt, dass Enterprise 2.0 auch mit einer organisatorischen und kulturellen Veränderung einhergeht. Solch ein Prozess muss gut aufgesetzt und begleitet werden. Und – wie bei allen Veränderungsprozessen – ist die Umsetzung ohne den Rückhalt des Top Managements und interner Botschafter sehr schwer.

Es gibt durchaus Beispiele, vor allem aus den U.S.A., die zeigen, wie ein Unternehmen erfolgreich mit den neuen Tools arbeitet (siehe dazu auch das Buch: “Enterprise 2.0″ von Andrew McAfee): große Software Unternehmen wie Serena, die statt ihres Intranets ein eigenes soziales Netzwerk nutzen. Vista Print (über viele Standorte verteilt), die sämtliche Dokumente und Informationen mithilfe eines Wiki pflegen und abrufen und ganz auf E-Mail verzichten. Oder Google mit seinen auf einer internen Ideenbörse entstandenen Prediction Markets.

Dieser Erfolg war nur möglich  -das sehe ich genau wie Du – indem bisherige Tools abgeschaltet, bzw. ersetzt wurden. Und das ist sicher auch eines der weiteren Erfolgsrezepte für Enterprise 2.0: den Mitarbeitern müssen durch die Nutzung neuer Tools Vorteile entstehen. Sonst kann man es gleich sein lassen…

ILKA

Ich bezweifle gar nicht, dass man mit den neuen Tools AUCH erfolgreich arbeiten kann… und das ist genau der Knackpunkt bei der Sache. Wenn man einerseits weiß, dass die Arbeit mit neuen Tools möglich ist und hilfreich sein kann – die Umstellung und Umgewöhnung andererseits aber einen hohen Aufwand erfordert, stellt sich doch die Frage:

Für WEN, also für welche Branchen, Fachbereiche und Zielgruppen sind die neuen Tools schon jetzt sinnvoll? In welchen Aufgabengebieten, Altersgruppen, mit welchem Vorwissen im Bereich IT, bei einer Verteilung auf einen oder mehrere Standorte …  Was sind die Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit man guten Gewissens sagen kann: ja, für euch lohnt sich die Umstellung?

PETER

Vorweg: Ich glaube, dass bei keinem dieser neuen Tools ein IT Vorwissen vorhanden sein sollte. Im Gegenteil: sie sollten „kinderleicht“ zu bedienen sein. Und hier gebe ich Dir recht: noch haben viele der neuen Tools zu hohe Einstiegsbarrieren.

Du fragst, für WEN sind die neuen Tools sinnvoll? Ich glaube, Branchen und Fachbereiche spielen hier kaum eine Rolle. Für bestimmte Zielgruppen, bzw. für bestimmte Anlässe liegt der Fall anders: hier sollte genau überlegt werden, welche der Tools sich am besten eignen. Dazu einige Beispiele: Ein internes soziales Netzwerk kann z.B. optimal den Kontakt zu  „schwachen Bindungen“ unterstützen. Das kann z.B. für Unternehmen nützlich sein, die an verteilten Standorten sitzen und bei denen sich nicht alle Mitarbeiter persönlich kennen. Ein gutes Beispiel dafür ist des „Tube“ Netzwerk der Ideenschmiede IDEO. Die Mitarbeiter vernetzen sich mittels eines sozialen Netzwerks, kommunizieren darüber und rekrutieren ihre Teams über Standorte hinweg (jeder Mitarbeiter hat eine Profilseite mit seinen / ihren Skills und Schwerpunkten, den aktuellen Projekten sowie der aktuellen  Auslastung sowie einige persönliche Daten). Solch ein Tool braucht ein Unternehmen, in dem alle Mitarbeiter in einem Gebäude sitzen und sich kennen, nicht unbedingt.

Ein thematisch klar fokussierter Blog wiederum kann sowohl schwache, als auch potentielle Bindungen zu engen Bindungen machen. Indem z.B. ein Autohersteller innerhalb und außerhalb des Unternehmens genau die Leute anspricht, die sich speziell für ein bestimmtes Thema interessieren („Autos mit elektrischem Antrieb“), können hier neue Interessen- und Kundengruppen gewonnen werden – vor allem wenn die Dialog- und Verlinkungsmöglichkeiten eines Blogs genutzt werden.

Wikis können am vielfältigsten eingesetzt werden: als Projekttool für Teams (virtuell oder nicht ist eigentlich egal), als Sammlung und Dokumentation zu einem Thema oder als Interessens-Plattform für Personen mit potentieller Bindung, siehe hierzu z.B. das deutsche Kaffee-Wiki.

ILKA

Das klingt ja sehr spannend, und auch nach einigen sinnvollen Einsatzmöglichkeiten für die neuen Tools. Einige Rahmenbedingungen müssen aber offensichtlich auch aus Deiner Sicht erfüllt werden.

Halten wir also fest: Wenn die relevante Zielgruppe eine gewisse Affinität zu den neuen Medien hat, neben den bisherigen Kommunikationsplattformen nach Möglichkeiten für virtuellen Austausch oder die online verfügbare Dokumentation von Wissen gesucht wird können Web 2.0 Tools eine gute Lösung sein.

Zugleich sind wir uns einig, dass die Einstiegshürden für neue Anwender bisher häufig noch zu hoch sind – hier bringt die technische Weiterentwicklung sicher bald Fortschritte, und ein Einsatz neuer Tools „nur um der Tools willen“ nicht sinnvoll ist…